Datenschutzerklärung — BeMyTalent

Version: 1.12 Letzte Aktualisierung: 18. Oktober 2026 Inkrafttreten: 18. Oktober 2026 Verantwortlicher für die Datenbearbeitung: Ekylibr SA (Schweiz)

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie BeMyTalent Ihre Daten erhebt, verwendet und schützt, im Einklang mit dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG/revDSG) und, soweit anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

🇨🇭 Wo Ihre Daten gespeichert und bearbeitet werden. Seit dem 8. August 2026 werden die Datenbank, die Authentifizierung und die Dateien von BeMyTalent (Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Lohnunterlagen) in Zürich gespeichert (Supabase, AWS-Region eu-central-2). Seit dem 12. Oktober 2026 bearbeiten unsere Serverfunktionen ebenfalls in Zürich die Anfragen unserer Website und unserer Web-App, unserer geplanten Aufgaben und des Versands der Anmelde-E-Mails sowie die unserer mobilen Apps, sobald sie das dafür vorgesehene Update erhalten haben; die Benachrichtigungen von RevenueCat (Abonnements aus dem App Store), Mailgun (per E-Mail erhaltene Rechnungen), Meta (Instagram, WhatsApp) und Ekybot (integrierter Assistent, §4ter.1); sowie die Weiterleitung zurück zu BeMyTalent, wenn Sie Gmail (seit dem 13. Oktober 2026) oder Instagram verbinden. Trifft eine dieser Anfragen ausserhalb der Schweiz ein (zum Beispiel auf Reisen), läuft sie zuerst über einen Eingangspunkt ausserhalb der Schweiz, der sie vollständig empfängt und sich darauf beschränkt, sie nach Zürich weiterzuleiten oder umzuleiten, wo sie bearbeitet wird. Jede andere Anfrage wird möglichst nahe bei ihrem Absender bearbeitet, also ausserhalb der Schweiz, wenn er sich im Ausland befindet: Das gilt für unsere mobilen Apps, solange sie dieses Update nicht erhalten haben, für externe KI-Assistenten, die Sie mit einem API-Schlüssel verbinden (§4ter.3), und für die Weiterleitung zurück zu BeMyTalent, wenn Sie Shopify verbinden. Dateien können vorübergehend in der Nähe der abrufenden Person zwischengespeichert werden, und die Sicherungen und technischen Protokolle werden von Supabase verwaltet, deren Region bis heute nicht schriftlich bestätigt ist. Bestimmte Aufgaben übernehmen Dienstleister, mehrere davon ausserhalb der Schweiz (Lesen der Belege, E-Mails, integrierter Assistent und Sprachdiktat, von Ihnen aktivierte Integrationen); sie sind in §4, 4ter und 5 genannt.

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1. Wer sind wir?

Ekylibr SA ist Herausgeberin der Anwendung BeMyTalent, einer Plattform für die Finanzsteuerung (Finanzplanung, Buchhaltung, Löhne, Rechnungsstellung, CRM, Offerten, Lager, Mandate) für Unternehmerinnen und Unternehmer, Selbständige sowie Kleinst- und KMU mit Sitz in der Schweiz.

Kontakt Datenschutz:

• E-Mail: privacy@bemytalent.com
• Postadresse: Ekylibr SA, Avenue du Mail 18, 2000 Neuchâtel, Schweiz
• UID: CHE-378.933.385

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2. Daten, die wir bearbeiten

2.1 Von Ihnen direkt bereitgestellte Daten

Daten Dritter (Mitarbeitende, Kunden, Kontakte). Wenn Sie in BeMyTalent Daten über andere Personen als sich selbst erfassen — Ihre Mitarbeitenden (Modul Löhne), Ihre Kunden, Ihre CRM-Kontakte —, sind Sie der Verantwortliche für die Bearbeitung dieser Daten im Sinne des DSG/der DSGVO; BeMyTalent handelt als Auftragsbearbeiter in Ihrem Auftrag. Es obliegt Ihnen, diese Personen zu informieren und über eine Rechtsgrundlage für diese Bearbeitung zu verfügen.

Besuchsstatistiken Ihrer Website (Modul «Website-Traffic»). Dieses Modul ist optional: Es zeigt in BeMyTalent die Statistiken Ihres eigenen AlpiStats-Kontos an (§5). AlpiStats ist ein Dienst der Ekylibr SA, der Herausgeberin von BeMyTalent, und hostet diese Statistiken in der Schweiz. Der Inhaber oder ein Administrator des Projekts kann dieses Konto freiwillig mit dem Projekt verbinden: Auf einer Zustimmungsseite von AlpiStats, die den Namen des Projekts nennt und angibt, dass dessen Mitglieder die Zahlen sehen werden, wählt er eine AlpiStats-Organisation, deren Inhaber er ist, und eine oder mehrere ihrer Websites. AlpiStats erteilt BeMyTalent danach eine Leseberechtigung nur für diese Websites: Ihr Konto und Ihre Statistiken bleiben bei AlpiStats, und BeMyTalent legt dort nichts an, ändert nichts und löscht nichts. BeMyTalent zeigt in einem eingebetteten Rahmen die AlpiStats-Dashboards dieser Websites sowie zusammengefasste Zahlen an (Anzahl Besuche, pro Tag gezählte Besuchende, Seitenaufrufe, Herkunft der Besuche, Erreichbarkeit der Website), sichtbar für die Mitglieder des Projekts mit Zugriff auf die Finanzplanung; es erhält keine Daten über einzelne Besuchende. Solange die Verbindung besteht, speichert BeMyTalent die Kennung der Berechtigung, den Namen der AlpiStats-Organisation sowie Name, Domain und Status (Installation, Inaktivität, Erreichbarkeit) der verbundenen Websites; die Benachrichtigungen von AlpiStats, die diesen Status aktuell halten, werden nach 90 Tagen aus seinem Protokoll gelöscht. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden, in BeMyTalent («Trennen») oder in AlpiStats («Mein Konto › Verbundene Apps»): Die Messung läuft bei AlpiStats weiter, und BeMyTalent löscht Name, Domain und Status der verbundenen Websites; von der getrennten Verbindung behält es, solange das Projekt besteht, nur die Kennung der Berechtigung, den Namen der Organisation und das Datum der Trennung. Gegenüber den Besuchenden Ihrer Website sind Sie der Verantwortliche für die Bearbeitung: Ihre eigene Datenschutzerklärung muss AlpiStats nennen; AlpiStats misst die Besuche in Ihrem Auftrag gemäss seinem Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA AlpiStats), ohne Cookies und nur bei Besuchenden, die das auf Ihrer Website angezeigte Banner akzeptieren. Ohne verbundenes Konto zeigt das Modul ein fiktives Beispiel von AlpiStats: Es werden keine Kundendaten geladen.

2.2 Automatisch erhobene Daten

Wir verwenden keine Werbe-Cookies und kein Marketing-Tracking durch Dritte (kein Google Analytics, kein Meta Pixel, kein Hotjar).

Reichweitenmessung: Diese Website verwendet AlpiStats, einen Schweizer Dienst für Besuchsstatistiken ohne Cookies. Die Besuchsdaten werden in der Schweiz erhoben, gespeichert und gesichert; sie ermöglichen keine Identifizierung Ihrer Person. Sie können diese Messung in Ihrem Browser über das dafür vorgesehene Banner ablehnen.

Reichweitenmessung ablehnen · Meine Auswahl verwalten

2.3 Mobile Apps (iOS und Android)

BeMyTalent ist auch als installierbare App verfügbar (PWA, iOS-App über den App Store und Android-App über Google Play). Die Apps bearbeiten dieselben Daten wie die Webversion — keine zusätzliche Bearbeitung, mit folgenden Präzisierungen:

• Kamera, Mikrofon, Fotomediathek: werden nur verwendet, wenn Sie ein Dokument scannen, dem integrierten Assistenten eine Sprachnachricht diktieren oder ein Foto anhängen. Die Aufnahme erfolgt auf Ihrem Gerät; nur die von Ihnen bestätigte Datei wird an unsere Server übermittelt (eine diktierte Nachricht wird von OpenAI transkribiert, vgl. §4ter). Kein Zugriff im Hintergrund.
• Kein Werbe-Tracking: die Apps enthalten weder Werbe-SDKs noch Werbe-Tracking-Kennungen (IDFA) noch App-übergreifendes Tracking.
• Kontolöschung: direkt in den Apps verfügbar (Einstellungen → Konto), mit denselben Wirkungen wie über das Web (vgl. §6).
• In-App-Kauf (App Store): Auf iOS kann das Abonnement über den In-App-Kauf von Apple abgeschlossen werden. Die Zahlung wird ausschliesslich von Apple bearbeitet — wir sehen Ihr Zahlungsmittel nie. Um das Abonnement Ihrem Konto zuzuordnen, bearbeitet unser Dienstleister RevenueCat Ihre Benutzerkennung (UUID), die Apple-Transaktionskennung, das gekaufte Produkt und den Abonnementstatus (vgl. §5).
• Android: Die Android-App bietet keinen In-App-Kauf an; das Abonnement wird auf der Website abgeschlossen.

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3. Warum wir diese Daten bearbeiten

• Erbringung des Dienstes: Führung der Buchhaltung, Löhne, Finanzplanungsberechnungen, CRM-Verwaltung, Erstellung von Offerten und Rechnungen, gesetzliche Exporte.
• Sicherheit: Audit-Trail, Anomalieerkennung, Authentifizierung.
• Rechtskonformität: schweizerische Buchführungspflichten (Art. 957–963 OR), MWST, Archivierung.
• Benutzersupport: Beantwortung Ihrer Anfragen, Debugging, sofern Sie uns dies ausdrücklich gestatten.
• Abrechnung: Stripe (Website) und Apple (In-App-Kauf in der iOS-App) für die Verwaltung der Abonnemente (vgl. §5).

Wir bearbeiten Ihre Daten niemals zu Zwecken des Drittmarketings, des Weiterverkaufs, des automatisierten entscheidungsbezogenen Profilings oder des Trainings von KI-Modellen. Diese Zusage gilt für BeMyTalent, vorbehaltlich des integrierten Assistenten (§4ter.1); die externen KI-Assistenten, die Sie selbst verbinden, sind in §4ter beschrieben.

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4. OCR — Mistral als Auftragsbearbeiter

Bitte aufmerksam lesen, wenn Sie das Modul Assistierte Buchhaltung nutzen. Das automatische Lesen (OCR) startet bei jedem in der Buchhaltung abgelegten Beleg, auch per Foto, per Teilen vom Telefon oder per E-Mail; für einen in der App abgelegten Beleg lässt es sich nicht abschalten, und nur die E-Mail-Ablageadresse hat Einstellungen, die es stoppen (vgl. §4.3). Zum Lesen des Belegs übermitteln wir an Mistral AI (EU) einen befristeten Download-Link (gültig 5 Minuten). Mistral ist unser einziger Anbieter für das Lesen der Belege: Kein anderer Dienst erhält den Beleg als Auffangnetz. Seit dem 11. Oktober 2026 wird kein Beleg mehr an OpenAI übermittelt. Kann Mistral den Beleg nicht lesen oder ist Mistral nicht verfügbar, wird er als unleserlich gekennzeichnet und Sie erfassen ihn von Hand: Wir erfinden nie einen Betrag.

4.1 Mistral AI — OCR-Anbieter (seit dem 2026-08-11)

• Identität: Mistral AI SAS, Frankreich (EU)
• Rolle: Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und Art. 9 revDSG
• Übermittelte Daten: ein signierter Download-Link, 5 Minuten gültig, auf das von Ihnen abgelegte Dokument (PDF/JPG/PNG); Mistral lädt das Dokument herunter, um es zu lesen
• Zweck: Extraktion der strukturierten Felder (Lieferant, Datum, Netto-/Brutto-/MWST-Beträge, Währung, Zahlungsart)
• Verwendete API: api.mistral.ai/v1/ocr (Modell mistral-ocr-latest)
• Aufbewahrung und Training: Unsere Aufrufe laufen über ein kostenpflichtiges Mistral-Konto im Profi-Tarif, bei dem die Option, API-Aufrufe zum Training der Modelle zu verwenden, deaktiviert ist (Kontrolle vom 12. Oktober 2026). Gemäss deren DPA temporäre Aufbewahrung zur Verarbeitung und zum Abuse-Monitoring, danach Löschung. Prüfen Sie deren Richtlinie: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Serverstandort: EU
• Übermittlungen ausserhalb der EU: keine in der verwendeten Konfiguration.

4.2 Kein Auffangnetz

• Mistral ist der einzige Anbieter, der Ihre Belege zum Lesen erhält: Kein anderer Lesedienst springt ein.
• Ist Mistral nicht verfügbar, kann es einen Beleg nicht lesen oder liefert es nur ein zu unsicheres Ergebnis, wird der Beleg als unleserlich gekennzeichnet: Er bleibt in Ihrer Buchhaltung, Sie erfassen ihn selbst oder starten das Lesen später erneut, und wir erfinden nie einen Betrag.

4.3 Ihre spezifischen OCR-Rechte

• Deaktivierung: Für einen in der App abgelegten Beleg (Hochladen, Foto, Teilen) läuft die OCR automatisch und lässt sich nicht abschalten. Für die E-Mail-Ablageadresse stoppt die Einstellung «Gelesene Belege pro Monat» auf 0 das automatische Lesen der empfangenen Belege, und die Einstellung «Nur Projektmitglieder» liest keine Belege, die eine andere Person sendet: Diese Belege werden aufbewahrt, aber nicht gelesen. Wenn Sie nicht möchten, dass ein Beleg übermittelt wird, legen Sie ihn nicht in der Buchhaltung ab und senden Sie ihn nicht an die E-Mail-Ablageadresse: Das Modul Buchhaltung bleibt in manueller Erfassung uneingeschränkt nutzbar.
• Löschung: das Löschen eines Anhangs in BeMyTalent löst die Löschung der Datei aus unserem Storage aus. Der an Mistral übermittelte Link läuft nach 5 Minuten von selbst ab; eine allfällige temporäre Kopie bei Mistral unterliegt deren Richtlinie (vgl. §4.1).

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4bis. Bexio-Migration und -Synchronisation (Auftragsbearbeiter)

Bitte lesen, wenn Sie die Bexio-Integration aktivieren. Die Bexio-Integration ist optional; wird sie aktiviert, umfasst sie jedoch bidirektionale Übermittlungen von Buchhaltungsdaten zwischen BeMyTalent und der Bexio AG.

4bis.1 Bexio AG — Auftragsbearbeiter

• Identität: Bexio AG, Pulverstrasse 11, 3063 Ittigen, Schweiz
• Rolle: Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 revDSG und Art. 28 DSGVO (äquivalent)
• Rechtsrahmen: Schweiz — Angemessenheitsbeschluss EU → Schweiz vorhanden (DSGVO-kompatibel)

4bis.2 Anwendungsfälle und betroffene Daten

Erste Verbindung mit einem persönlichen Token: Sie erstellen bei Bexio selbst ein persönliches API-Token («Personal Access Token») und fügen es in BeMyTalent ein. Die Rechte dieses Tokens sind diejenigen, die Sie ihm bei Bexio geben: BeMyTalent hat auf deren Umfang keinen Einfluss, und Sie können das Token jederzeit bei Bexio widerrufen. Das Token wird von unseren Serverfunktionen mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor es gespeichert wird, mit einem Schlüssel, der ausserhalb der Datenbank aufbewahrt wird (§8).

Ausgehende Synchronisation BeMyTalent → Bexio (Offerten, Shopify-Rechnungen usw.):

• Offerten und Kundenrechnungen, die Sie in BeMyTalent erstellen und nach Bexio übertragen möchten
• Produktpositionen, Beträge, MWST, Fälligkeiten
• Zugehörige Kontakte (Kunden) zum Zeitpunkt des Pushes

Migration Bexio → BeMyTalent (Modul Buchhaltung, Opt-in):

• Tier 1 (Eröffnungssaldi): Pull des Kontenplans + der nicht archivierten Kontakte + der Salden zum Übernahmestichtag. Volumen: ~200 Konten + ~500 Kontakte + 200 Salden pro typischem Projekt.
• Tier 2 (aggregierte Historie): Pull der monatlichen Salden je Konto über 1 bis 10 Jahre nach Ihrer Wahl. Volumen: N Konten × M Monate.
• Tier 3 (detaillierte Buchungen): Pull sämtlicher Bexio-Buchungen über 1 bis 10 Jahre nach Ihrer Wahl. Volumen: potenziell mehrere Tausend Buchungen, mit Buchungstexten, Konten, Beträgen, Daten.

4bis.3 Datenrichtung und Zweck

• Pulls Bexio → BeMyTalent: die importierten Daten werden zu Ihren Daten in BeMyTalent und unterliegen der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (Art. 958f OR). Bexio bleibt historische Quelle, BeMyTalent wird zu einer Kopie davon.
• Pushes BeMyTalent → Bexio: die übertragenen Daten werden bei Bexio gemäss Ihrem Vertrag mit Bexio gespeichert, unabhängig von BeMyTalent.
• Keine Drittnutzung: wir konsultieren Ihre Bexio-Buchhaltungsdaten nicht für andere Zwecke (Statistiken, Empfehlungen usw.). Die Migrations-Pipeline ist rein transitorisch.

4bis.4 Rate-Limit und Bexio-API-Plan

Um die Limiten der Bexio-API einzuhalten (free ~100 Anfragen/Min., pro ~500 Anfragen/Min.), geben Sie beim Start jeder Migration Ihren Plan in BeMyTalent an. Diese Angabe dient ausschliesslich der Anpassung des Throttlings aufseiten von BeMyTalent und wird nicht an Bexio übermittelt.

4bis.5 Prüfung nach der Migration

Am Ende jeder Migration Bexio → BeMyTalent vergleicht BeMyTalent automatisch die importierten Salden mit den Bexio-Salden (Kontroll-Re-Pull), um allfällige Abweichungen zu erkennen. Diese Doppellesung erzeugt keine zusätzliche Übermittlung: es handelt sich um dieselben, bereits importierten Daten.

4bis.6 Aufbewahrung bei Bexio

Bexio wendet seine eigene Aufbewahrungsrichtlinie an. Siehe: https://bexio.com/fr-CH/dpa

4bis.7 Deaktivierung

Sie können die Bexio-Verbindung jederzeit über Einstellungen → Bexio → Trennen widerrufen. Die Trennung:

• löscht das verschlüsselte persönliche Bexio-Token bei uns (bei Bexio bleibt es gültig, bis Sie es dort selbst widerrufen)
• löscht die bereits in BeMyTalent importierten Daten nicht (diese Daten sind zu Ihren Daten geworden)
• löscht die nach Bexio übertragenen Daten nicht (Ihr Vertrag mit Bexio regelt diese Daten)

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4ter. Integrierter Assistent, Sprachdiktat und externe KI-Assistenten

Optional. Dieser Abschnitt betrifft Sie nur, wenn Sie das Modul KI-Agenten (integrierter Assistent) oder das Sprachdiktat nutzen oder selbst einen KI-Assistenten mit Ihren Daten verbinden. Andernfalls werden keine Daten an diese Dienste gesendet.

4ter.1 Integrierter Assistent (Modul KI-Agenten) — Ekybot

• Rolle: Auftragsbearbeiter, der den in BeMyTalent integrierten Assistenten betreibt (optionales Modul, projektweise aktiviert)
• Übermittelte Daten: die Nachrichten, die Sie dem Assistenten schreiben, der Gesprächsverlauf, signierte Links auf Anhänge sowie die technischen Kennungen von Benutzer, Projekt und Kanal
• Standort: Hosting von Ekybot und verwendetes KI-Modell werden derzeit bestätigt; wir aktualisieren diese Erklärung, sobald sie bestätigt sind. Bis dahin vertrauen Sie dem Assistenten nur an, was Sie auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten zu lassen bereit sind. Solange das verwendete Modell nicht bestätigt ist, können wir nicht garantieren, dass Ihre Nachrichten an den integrierten Assistenten nicht zum Training eines KI-Modells dienen; die Zusage aus §3 gilt vollumfänglich ab dieser Bestätigung.

4ter.2 Sprachdiktat — OpenAI

• Identität: OpenAI, L.L.C., USA
• Rolle: Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und Art. 9 revDSG
• Übermittelte Daten: die Audiodatei der Nachricht, die Sie dem integrierten Assistenten diktieren, nur wenn Sie das Diktat nutzen. Es wird kein Buchhaltungsbeleg an OpenAI übermittelt.
• Zweck: Transkription der Nachricht in Text (Modell Whisper)
• Endpoint: api.openai.com (USA)
• Aufbewahrung bei OpenAI: OpenAI erklärt, seine Modelle nicht mit über die API übermittelten Daten zu trainieren (standardmässig seit März 2023). Maximale Aufbewahrung 30 Tage für Abuse-Monitoring, danach Löschung.
• Standort: USA
• Übermittlungen ausserhalb der EU/CH: abgesichert durch die Standard Contractual Clauses (SCC). Für Schweizer Nutzer anerkennt das revDSG die SCC als geeignete Garantien.

4ter.3 Externe KI-Assistenten, die Sie verbinden

Sie können einem KI-Assistenten Ihrer Wahl (zum Beispiel Claude oder ChatGPT) mit einem API-Schlüssel, den Sie in den Einstellungen erstellen, einen begrenzten Zugriff auf Ihre Daten geben. Diese Assistenten sind Dienste ihrer Anbieter, die Sie auswählen und verbinden: Was sie lesen, in den Bereichen, die Sie ihnen öffnen, wird auf Ihre Veranlassung und nach deren Bedingungen an ihren Anbieter übermittelt (oft in die USA). Jeder Schlüssel ist auf die von Ihnen gewählten Bereiche beschränkt und jederzeit widerrufbar; sensible Vorgänge bleiben einer menschlichen Handlung in der Anwendung vorbehalten.

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4quater. Google-Nutzerdaten (Gmail)

Bitte lesen, wenn Sie Gmail verbinden. Dieser Abschnitt betrifft Sie nur, wenn Sie auf «Gmail autorisieren» klicken (Einstellungen → CRM & Kommunikation → Karte Gmail). Andernfalls erhält BeMyTalent keine Daten von Google. Er ergänzt die Zeile «Google» in §5.

4quater.1 Was BeMyTalent bei Google anfragt

Mit der Google-Anwendung von BeMyTalent (Schaltfläche «Gmail autorisieren») fragt BeMyTalent bei Google drei Berechtigungen an, und nur diese:

• E-Mails in Ihrem Namen senden (gmail.send): um die E-Mails, die Sie in BeMyTalent verfassen oder aus BeMyTalent versenden, einschliesslich Ihrer Offerten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen (mit ihrem PDF), von Ihrer Gmail-Adresse aus zu versenden;
• Die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos kennen (userinfo.email): um sie in der Anwendung anzuzeigen und als Absenderadresse zu verwenden;
• Sie identifizieren (openid): damit die Antwort von Google das Konto bezeichnet, das Sie autorisiert haben.

BeMyTalent fragt nicht die Berechtigung an, Ihr Gmail-Postfach zu lesen, zu ändern oder zu löschen: Es kann weder Ihre empfangenen oder gesendeten E-Mails noch Ihre Entwürfe, Labels oder Google-Kontakte lesen.

Option «Ihre eigene Google-Anwendung». Wenn Sie Ihre E-Mails auch in BeMyTalent lesen möchten (Inbox, Synchronisierung des Austauschs mit Ihren CRM-Kontakten), erstellen Sie bei Google Ihre eigene Anwendung und vertrauen uns deren Client ID und Client Secret an; Sie erteilen ihr dann zusätzlich zum Senden das Lesen des Postfachs. In diesem Modus durchsucht BeMyTalent Ihre neueren E-Mails und liest die Liste Ihrer Absenderadressen (Alias); es behält nur die E-Mails, die mit den Adressen Ihrer CRM-Kontakte ausgetauscht wurden (Absender, Empfänger, Betreff, Text, Datum; keine Anhänge), und speichert sie in Ihrer Inbox und Ihrem CRM. Der Rest dieses Abschnitts gilt auch für diesen Modus.

4quater.2 Von Google erhaltene Daten, Verwendung und Aufbewahrung

Einziger Zweck. BeMyTalent verwendet diese Daten nur, um von Ihrer Adresse aus die E-Mails zu versenden, die Sie in BeMyTalent verfassen und deren Versand Sie selbst auslösen (CRM-Nachricht, Entwurf, den Sie prüfen und dann senden, von Ihnen gestarteter Sammelversand, Antwort aus der Inbox, Versand einer Offerte, einer Rechnung oder einer Zahlungserinnerung, Nachfassen einer Offerte aus einem Dossier). Ohne diese Handlung von Ihnen wird keine E-Mail über Gmail versendet. Lehnt Gmail den Versand einer Offerte, einer Rechnung oder einer Zahlungserinnerung ab, wird die E-Mail wie ohne Gmail von der Adresse von BeMyTalent aus versendet.

4quater.3 Wo und wie diese Daten aufbewahrt werden

Die Tokens und die Adresse werden in der Datenbank von BeMyTalent in Zürich aufbewahrt (zur genauen Tragweite dieser Zusage siehe den Hinweis am Anfang dieser Erklärung). Die Tokens liegen in einem privaten Tresor, der weder vom Browser noch von anderen Nutzern aus erreichbar ist und den nur unsere Serverfunktionen im Moment des Versands lesen; sie werden nie an die Anwendung zurückgegeben. Jedes Token wird zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt, mit einem Schlüssel, der ausserhalb der Datenbank aufbewahrt wird (§8). Der Austausch mit Google läuft über TLS; die Verschlüsselung im Ruhezustand ist diejenige unseres Hosting-Anbieters (§8).

4quater.4 Was wir mit den von Google erhaltenen Daten nicht tun

• Wir verwenden sie ausschliesslich, um die oben beschriebene Versandfunktion bereitzustellen, die in der Anwendung für Sie sichtbar ist.
• Wir verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht für Werbung (weder Targeting noch Retargeting) und nicht zur Beurteilung Ihrer Kreditwürdigkeit oder für Kreditzwecke.
• Wir übermitteln sie niemandem, ausser: an Google; an unsere technischen Auftragsbearbeiter, soweit dies zur Bereitstellung dieser Funktion unbedingt nötig ist (Hosting, §5); wenn das Gesetz es verlangt; zur Sicherheit (Untersuchung eines Missbrauchs oder Vorfalls); oder bei einer Fusion oder Übernahme des Unternehmens mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung.
• Niemand bei uns liest den Inhalt Ihrer E-Mails oder die von Google erhaltenen Daten, ausser mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung für einen bestimmten Fall (zum Beispiel eine Supportanfrage), aus Sicherheitsgründen (Untersuchung eines Missbrauchs oder Vorfalls) oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Wir verwenden sie nicht, um allgemein einsetzbare Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Ihre Gmail-Adresse und Ihre Tokens werden nie an den integrierten Assistenten oder an externe KI-Assistenten übermittelt (§4ter).
• Der Text einer E-Mail, die Sie senden, ist nach dem Kopieren in Ihr CRM ein gewöhnliches CRM-Datum (§2.1): Wenn Sie selbst einen externen KI-Assistenten mit Ihrem CRM verbinden (§4ter.3), entscheiden Sie, was er lesen darf.

4quater.5 Gmail trennen und den Zugriff widerrufen

• In BeMyTalent: Einstellungen → CRM & Kommunikation → Karte Gmail → «Gmail trennen». BeMyTalent bittet Google, die Autorisierung zu widerrufen, und löscht dann Ihre Tokens und die bei der Verbindung gespeicherte Adresse. Ist dasselbe Google-Konto noch in einem anderen Ihrer Projekte verbunden, wird der Widerruf bei Google nicht verlangt (er würde das andere Projekt unterbrechen): Die Tokens dieses Projekts werden gelöscht, die Autorisierung bleibt aber für das andere Projekt gültig. Antwortet Google nicht, wird die Trennung in BeMyTalent trotzdem abgeschlossen: Prüfen Sie dann bei Google.
• Bei Google, jederzeit: https://myaccount.google.com/permissions → BeMyTalent → Zugriff entfernen. BeMyTalent kann danach nichts mehr senden.
• Löschung des Projekts oder des Kontos: Die Tokens werden bei der endgültigen Löschung des Projekts mitgelöscht. Diese Löschung verlangt bei Google keinen Widerruf: Trennen Sie Gmail vorher oder widerrufen Sie den Zugriff bei Google.
• Kopien von E-Mails: Sie bleiben in Ihrem CRM, bis sie gemäss §6 gelöscht werden; für ihre Löschung schreiben Sie an privacy@bemytalent.com (§7).

4quater.6 Einhaltung der Google-Richtlinie

BeMyTalent's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Übersetzung: Die Verwendung der von Google-APIs erhaltenen Informationen durch BeMyTalent und deren Übermittlung an jede andere Anwendung entsprechen der Google API Services User Data Policy (Richtlinie von Google zu Nutzerdaten der API-Dienste), einschliesslich ihrer Anforderungen an die eingeschränkte Verwendung («Limited Use»).

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5. Weitere Auftragsbearbeiter (Sub-Processors)

Die Liste wird laufend aktualisiert. Über jede wesentliche Änderung informieren wir Sie per E-Mail mindestens 15 Tage vor Inkrafttreten.

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6. Aufbewahrungsdauer

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7. Ihre Rechte

Gemäss dem schweizerischen DSG/revDSG und, soweit anwendbar, der europäischen DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft: eine Kopie Ihrer Daten erhalten — Schaltfläche «Alle Daten exportieren» in den Projekteinstellungen.
• Berichtigung: Ihre Daten über die Anwendung oder per E-Mail-Anfrage ändern.
• Löschung («Recht auf Vergessenwerden»): vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (10 Jahre für die Buchhaltung). Kontolöschung verfügbar unter Einstellungen → Konto (Web sowie iOS- und Android-App).
• Einschränkung: die Aussetzung einer Bearbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten (CSV, Excel, PDF — bereits über die nativen Exporte verfügbar).
• Widerspruch: eine auf berechtigtem Interesse beruhende Bearbeitung ablehnen.
• Widerruf der Einwilligung: jederzeit für einwilligungsbasierte Bearbeitungen (OAuth-Integrationen). Das automatische Lesen der Belege (OCR) beruht auf der Vertragserfüllung: Wie Sie verhindern, dass ein Beleg gelesen wird, steht in §4.3.
• Beschwerde: Sie können Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) in der Schweiz oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres EU-Wohnsitzlandes einreichen.

Zur Ausübung dieser Rechte: senden Sie Ihre Anfrage an privacy@bemytalent.com. Antwortfrist ≤ 30 Tage.

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8. Sicherheit

• TLS-1.3-Verschlüsselung bei der Übertragung, At-Rest-Verschlüsselung auf Supabase Storage und Postgres.
• Private Anhang-Buckets — Zugriff ausschliesslich über kurzlebige signierte URLs (15 Minuten).
• Gehashte Passwörter (bcrypt via Supabase Auth).
• Die Verbindungsgeheimnisse Ihrer Integrationen (Zugriffstokens von Gmail, Instagram, WhatsApp und Shopify, persönliches API-Token von Bexio, Odoo-API-Schlüssel, Client-Secrets und Verifizierungstokens für Webhooks) werden von unseren Serverfunktionen einzeln mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden, mit einem Schlüssel, der ausserhalb der Datenbank aufbewahrt wird, in der geschützten Konfiguration unserer Serverfunktionen; jeder verschlüsselte Wert ist an sein Projekt, seinen Anbieter und seinen Verwendungszweck gebunden und wird nur im Arbeitsspeicher entschlüsselt, im Moment des Aufrufs des betreffenden Dienstes. Die Daten, die diese Integrationen importieren oder senden (Buchungen, Rechnungen, Nachrichten), sind von dieser Verschlüsselung nicht erfasst: Sie unterliegen der Verschlüsselung im Ruhezustand unseres Hosting-Anbieters und den oben beschriebenen Zugriffsrechten.
• Postgres-RLS (Row-Level Security) auf allen Tabellen — ein Benutzer kann niemals die Daten eines anderen Projekts lesen.
• Vollständiger Audit-Trail für sensible Buchhaltungsaktionen.
• Strikte MIME-Whitelist für Uploads (nur PDF/JPG/PNG, max. 10 MB).
• Virenscan: jeder Anhang wird geprüft (ClamAV auf Google Cloud Run, Zürich). Eine als infiziert erkannte Datei wird in Quarantäne gestellt und lässt sich überhaupt nicht mehr öffnen. Solange ein Beleg nicht als unbedenklich eingestuft ist, bleibt er für seine Eigentümerin oder ihren Eigentümer zugänglich, wird in der Anwendung aber nie angezeigt: Er wird zum Download ausgeliefert, damit eine präparierte Datei nicht in der Seite ausgeführt werden kann.

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9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen (neuer Auftragsbearbeiter, neuer Bearbeitungszweck, Verschärfung der Bedingungen) werden kommuniziert:

• Per E-Mail an Ihre Kontaktadresse ≥ 15 Tage vor Inkrafttreten.
• In-App über ein persistentes Banner bis zur Annahme.

Die geltende Fassung und ihr Änderungsprotokoll sind dauerhaft veröffentlicht auf https://www.bemytalent.com/de/datenschutz.

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10. Änderungsprotokoll

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Diese Datenschutzerklärung ist im Original auf Französisch verfasst. Massgebend ist die französische Fassung.